”職場はいつもバタバタしているし、自分自身も毎日業務に追われてしまっていてどうにかしたいと思っているけど、どこから手をつけて良いかわからない。”
というご相談について書いてみたいと思います。
重大なトラブルが起きているわけではないし、毎日業務はできているけど、
・このままで本当に良いのだろうか？
・忙しいのが仕事だから仕方ないとはわかっているけど、もっと良い方法があるのではないか。
と思っている方も多いと思います。
当事者は感覚的にバタバタしていると感じているはずで、意外と何でバタバタしているのかを自覚できていない場合があります。
毎日何をしているか、何の業務をしているのかを書き出してみます。
そして書き出したものを見返すと、突発性の業務と、定型業務に分類することができます。
突発性の業務はコントロールできない部分なので、ここでは定型業務に注目していきます。
- その定型業務は、いますぐやらなくてはダメか？
- その定型業務は、毎日やらなくてはならないか？
例えば、出勤したら朝イチに”メールを見る”という業務をしているとします。
- その業務は、出勤後すぐにしなくてはならない業務だろうか？
習慣で行っている仕事を見返すことはあまりないとは思いますが、あえて朝一のその時間に違う業務を行う方が、全体的な効率が良くなるということはないか？という視点で意識して、いつもの業務への取り組み方を見直してみます。
1日に業務ができる時間は、誰でも平等で同じです。
つまり限られた時間で、業務を終わらせるには、無駄な行動を少しでも減らす努力が必要ということです。
例えば、毎日慣習的に行っていたメールチェックをやめ、締め切りが少し先の業務を、今までのメールチェックをしていた時間を使って進めておく。ということができたなら、直前で締め切りに追われる。ということが少なくなり、バタバタが少し落ち着くことはあるか？というように考えてみます。
これは個人的に見返すことも有効ですし、組織の慣習を見返すことで、組織の業務効率化が図られる場合もあります。
慣習的になっていた業務を変えるというのは結構ストレスがかかることです。
ですが、業務を予測しながら計画的に実行し、突発性の業務への余力も残しておける。ということができたら、毎日バタバタするストレスと比べてみたらどうでしょうか？
まずは、小さな業務から見返して、もし変えられることがあれば前向きに変えていく。というところから始めてください。
もちろん、当事者の業務の仕方だけでは改善できない。または思ったより変化が見られないことがあります。
それの対策は別で取る必要があると思います。
例えば、業務のIT化とかですね。
それについては、また別の機会に触れてみたいと思います。
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